Ein Beschaffungsagent in China sucht in Ihrem Auftrag Fabriken, verhandelt, prüft die Qualität und organisiert den Versand, üblicherweise gegen eine Provision von etwa 5 bis 10 Prozent des Auftragswerts oder eine feste Gebühr. Den Vertrag schließen Sie weiterhin mit der Fabrik, und Sie bezahlen diese direkt. Ein Exportlieferant verkauft Ihnen die Waren direkt mit eigener Rechnung, eigenem Vertrag und eigener Garantie und übernimmt die Verantwortung für das Produkt. Nutzen Sie einen Agenten für kundenspezifische Produkte oder Eigenmarkenprodukte aus Fabriken, die Sie selbst steuern möchten; wählen Sie einen Exportlieferanten für technische, standardisierte Waren wie Motoren und Ersatzteile, bei denen ein verantwortlicher Verkäufer, Prüfungen und Kundendienst besonders wichtig sind.
Die wichtigsten Erkenntnisse
- Ein Beschaffungsagent vertritt den Käufer und wird über eine Gebühr oder Provision bezahlt; ein Exportlieferant ist der Verkäufer und verdient an einer im Preis enthaltenen Marge.
- Häufig genannte Provisionen für Beschaffungsagenten liegen bei etwa 5–10 Prozent des Auftragswerts, bei kleinen Aufträgen höher und bei großen niedriger; die Konditionen unterscheiden sich jedoch erheblich.
- Bei einem Agenten ist in der Regel die Fabrik Ihr Vertragspartner; bei einem Exportlieferanten ist es der Lieferant, was die Abwicklung von Garantieansprüchen vereinfacht.
- Seit Chinas überarbeitetes Außenhandelsgesetz am 30. Dezember 2022 in Kraft getreten ist, benötigen Unternehmen keine separate Registrierung als Außenhandelsunternehmen mehr; „Exportrechte“ allein sagen daher wenig aus.
- Unabhängig vom gewählten Weg sollten Sie die Geschäftslizenz prüfen, auf einem schriftlichen Vertrag und vereinbarten Incoterms bestehen und die Ware vor der Schlusszahlung kontrollieren.
Was macht ein Beschaffungsagent in China?
Ein Beschaffungsagent in China, auch Beschaffungsagentur, Einkaufsagent oder Produktbeschaffungsagent genannt, vertritt den Käufer vor Ort. Der Agent ist normalerweise nicht Eigentümer der Waren, sondern betreut für Sie die Zusammenarbeit mit der Fabrik.
Typische Leistungen umfassen:
- Suche und Vorauswahl von Fabriken, die das Produkt herstellen können.
- Einholen von Angeboten und Verhandeln von Preis, Mindestbestellmenge (MOQ) und Lieferzeit.
- Beschaffung von Mustern und Prüfung auf Übereinstimmung mit Ihrer Spezifikation.
- Besuche oder Audits in Fabriken.
- Nachverfolgung der Produktion und Organisation der Inspektion vor dem Versand.
- Koordination von Spedition und Exportdokumenten.
Die Bandbreite reicht von spezialisierten Einpersonenagenturen für die Beschaffung in China bis zu großen chinesischen Beschaffungsunternehmen mit Qualitätskontrollteams in mehreren Städten. Ihr Mehrwert liegt in Sprachkenntnissen, Präsenz vor Ort und Verhandlungsgeschick. Dieser ist bei neuen, kundenspezifischen Produkten aus Fabriken, mit denen der Käufer noch nie zusammengearbeitet hat, am größten.
Was ist ein Exportlieferant, und worin unterscheidet er sich?
Ein Exportlieferant ist ein Unternehmen, das Waren unter eigenem Namen an Käufer im Ausland verkauft. Es kann bei mehreren Herstellern einkaufen, Lagerbestände halten, technische Leistungen oder Prüfungen ergänzen und Ihnen anschließend direkt eine Rechnung stellen.
Der entscheidende Unterschied besteht darin, wer die Verantwortung trägt. Bei einem Exportlieferanten laufen Vertrag, Rechnung und Garantie über den Lieferanten; stimmt etwas mit einem Artikel nicht, muss der Lieferant Abhilfe schaffen. Ein Beschaffungsagent berät und koordiniert dagegen, während die Produktgarantie normalerweise bei der Fabrik liegt und die Haftung des Agenten auf die Bestimmungen seines Dienstleistungsvertrags begrenzt ist.
| Faktor | Beschaffungsagent in China | Exportlieferant | Direktkauf ab Werk |
|---|---|---|---|
| Ihr Vertragspartner | In der Regel die Fabrik, ergänzt durch einen Dienstleistungsvertrag mit dem Agenten | Der Lieferant | Die Fabrik |
| Vergütungsmodell | Provision oder Dienstleistungsgebühr | Im Preis enthaltene Marge | Im Preis enthaltene Marge |
| Preistransparenz | Werkspreis einsehbar, sofern der Agent ehrlich ist | Einheitlicher Preis einschließlich Lieferung | Werkspreis |
| Garantie und Reklamationen | Gegenüber der Fabrik, mit Unterstützung des Agenten | Gegenüber dem Lieferanten | Gegenüber der Fabrik |
| Produktsortiment pro Auftrag | Breit, jedoch mit separatem Geschäft je Fabrik | Breit, auf einer Rechnung zusammengefasst | Sortiment einer Fabrik |
| Technische Unterstützung | Abhängig vom Fachwissen des Agenten | Häufig auf den jeweiligen Produktbereich spezialisiert | Fundiert bei eigenen Produkten |
| Besonders geeignet für | Kundenspezifische Waren, OEM-Produkte oder Eigenmarken | Technische Standardprodukte und Ersatzteile | Große, wiederkehrende Bestellmengen eines Produkts |
Was kostet ein Beschaffungsagent in China?
Für die Vergütung von Beschaffungsagenten gibt es drei Hauptmodelle. Nachfolgend finden Sie branchenübliche Richtwerte. Betrachten Sie diese als typische Spannen, nicht als Angebote; sie variieren je nach Produktkomplexität, Auftragsumfang und Leistungsumfang.
- Provision: ein Prozentsatz des Auftragswerts, häufig etwa 5–10 Prozent, bei großen Aufträgen teilweise nur 2–3 Prozent oder bei sehr kleinen 10–15 Prozent.
- Feste Projektgebühr: ein Festpreis pro Beschaffungsprojekt oder Leistungspaket.
- Mischmodell: eine niedrigere Provision zuzüglich fester Gebühren für Leistungen wie Inspektionen oder Musterabwicklung.
Versteckte Kosten sind ebenso wichtig wie der ausgewiesene Satz. Fragen Sie, ob der Agent auch Provisionen von Fabriken erhält, denn bei einer Vergütung durch beide Seiten besteht ein Interessenkonflikt. Eine gute Vereinbarung hält fest, dass der Agent keine Rückvergütungen von Fabriken erhält und Sie das Originalangebot der Fabrik einsehen können.
Ein Exportlieferant nennt dagegen einen Preis, in dem seine Marge bereits enthalten ist, üblicherweise zu FOB- oder CIF-Konditionen. Vergleichen Sie die Gesamtkosten bis zum Bestimmungsort einschließlich Inspektion, Fracht, Zoll und der Kosten eines Ausfalls, nicht nur den Stückpreis.
Wann sollten Sie einen Beschaffungsagenten und wann einen Exportlieferanten einsetzen?
Setzen Sie einen Beschaffungsagenten ein, wenn eine Fabrik etwas nach Ihrem Entwurf herstellen soll, und einen Exportlieferanten, wenn Sie ein zuverlässiges Produkt aus einem bekannten Sortiment benötigen. Die Entscheidung hängt häufig von der Produktart ab.
Wählen Sie einen Beschaffungsagenten, wenn:
- Das Produkt kundenspezifisch, für eine Eigenmarke bestimmt oder für Sie neu ist.
- Sie eine langfristige Beziehung zu einer bestimmten Fabrik aufbauen möchten.
- Sie intern über das technische Fachwissen verfügen, um Spezifikationen festzulegen und freizugeben.
Wählen Sie einen Exportlieferanten, wenn:
- Das Produkt technisch und standardisiert ist, etwa Dieselmotoren, Schiffsgetriebe, Rettungsinseln oder Filter.
- Sie mehrere Produktarten in einer Sendung und auf einer Rechnung zusammenfassen müssen.
- Der Verkäufer die Verantwortung für Garantie, Prüfungen und Einbaukompatibilität übernehmen soll.
- Ihre Bestellmengen moderat sind und die Betreuung mehrerer Fabriken nicht rechtfertigen.
Bei Motoren und Maschinen treten die meisten Fehler bei der Abstimmung und Prüfung auf. Ein Motorenlieferant, der Schwungradgehäuse, Getriebeübersetzung und Leistungsdaten auf Ihre Anwendung abstimmt und vor dem Versand Prüfungen durchführt, beseitigt Risiken, für deren Beherrschung einem allgemeinen Beschaffungsagenten möglicherweise die Voraussetzungen fehlen. Der Leitfaden zum Import von Schiffsmotoren aus China behandelt den gesamten Ablauf.
Wie überprüfe ich einen chinesischen Lieferanten oder Beschaffungsagenten?
Prüfen Sie, bevor Sie zahlen. Für Agenten, Exportlieferanten und Fabriken gelten dieselben Kontrollen:
- Geschäftslizenz. Fordern Sie diese an und überprüfen Sie den 18-stelligen Unified Social Credit Code sowie den eingetragenen Geschäftsbereich im chinesischen National Enterprise Credit Information Publicity System.
- Name des Kontoinhabers. Das Empfängerkonto sollte auf das im Vertrag genannte Unternehmen lauten; seien Sie bei kurzfristig per E-Mail mitgeteilten Änderungen der Bankverbindung vorsichtig.
- Zollregistrierung und bisherige Exporte. Fordern Sie Versandreferenzen oder Konnossemente früherer Exporte ähnlicher Waren an.
- Schriftlicher Vertrag. Legen Sie Produkt, Spezifikation, Klausel nach Incoterms 2020, Zahlungsplan, Liefertermin, Inspektionsrechte und Garantie fest.
- Muster oder Prüfnachweise. Fordern Sie bei Motoren einen Prüfbericht und ein Video des konkreten Aggregats sowie dessen Seriennummer an.
- Inspektion vor dem Versand. Beauftragen Sie vor Zahlung des Restbetrags einen eigenen Prüfer oder einen unabhängigen Prüfdienst; die Checkliste für die Inspektion von Stromaggregaten vor dem Versand zeigt, was zu prüfen ist.
Im Handel mit China sind eine Anzahlung per Banküberweisung und die Restzahlung vor dem Versand oder gegen Dokumente üblich; bei größeren Aufträgen werden auch Akkreditive eingesetzt. Vereinbaren Sie Konditionen, die Ihnen bis zur Inspektion der Waren eine Verhandlungsposition sichern.
Welche Risiken bestehen bei der Beschaffung von Produkten aus China?
Die meisten Probleme entstehen durch unklare Spezifikationen und Zuständigkeiten, nicht durch das Land selbst. Häufige Risiken und übliche Schutzmaßnahmen sind:
- Nachlassende Qualität bei Folgebestellungen. Schreiben Sie die Spezifikation verbindlich fest und kontrollieren Sie jede Sendung.
- Falsches oder inkompatibles Produkt. Übermitteln Sie Zeichnungen, Typenschilder und Fotos und erteilen Sie die Freigabe vor Produktionsbeginn.
- Unklare Haftung. Stellen Sie sicher, dass eine Partei vertraglich für die Waren verantwortlich ist.
- Unbefugte Weitergabe geistigen Eigentums. Verwenden Sie für kundenspezifische Entwürfe in China durchsetzbare NNN-Vereinbarungen über Nichtnutzung, Geheimhaltung und Nichtumgehung.
- Transportschäden. Legen Sie eine Exportverpackung fest, etwa begaste oder wärmebehandelte Holzkisten nach ISPM 15 für Motoren und Maschinen.
Wie funktioniert das bei Motoren, Getrieben und Ersatzteilen?
Für technische Produkte eignet sich in der Regel der Bezug über einen Exportlieferanten, da der Käufer eine Partei benötigt, die für Passgenauigkeit, Funktion und Garantie einsteht. Shanghai Mars Industrial (MARS) ist ein Exportlieferant, kein Hersteller: Das Unternehmen beschafft Dieselmotoren, Getriebe, Rettungsinseln und Motorenteile von etablierten Herstellern, stimmt Motoren und Getriebe aufeinander ab, führt Probeläufe von Maschinen mit schriftlichem Bericht und Video durch und versendet in Exportholzkisten FOB oder CIF Shanghai. Lagerartikel werden kurzfristig versandt; auf Bestellung gefertigte Artikel benötigen üblicherweise etwa 20 Arbeitstage. Senden Sie Ihre Anforderungen, um diese Möglichkeit mit Ihrem derzeitigen Beschaffungsweg zu vergleichen.
Häufig gestellte Fragen
Lohnt sich ein Beschaffungsagent in China?
Bei kundenspezifischen Produkten oder Eigenmarken häufig ja, wenn lokale Verhandlungen, Fabrikaudits und Qualitätskontrollen mehr einsparen, als die Provision kostet. Bei technischen Standardprodukten ist ein verantwortlicher Exportlieferant meist die einfachere Lösung.
Was ist der Unterschied zwischen einem Beschaffungsagenten und einem Handelsunternehmen?
Ein Beschaffungsagent vertritt den Käufer und erhält eine Gebühr, während ein Handelsunternehmen oder Exportlieferant Waren unter eigenem Namen und auf Grundlage eines eigenen Vertrags kauft und weiterverkauft. Das Handelsunternehmen trägt die Verantwortung des Verkäufers.
Wie finde ich den besten Beschaffungsagenten in China?
Suchen Sie nach einem Agenten mit Erfahrung in Ihrer Produktkategorie, einem schriftlichen Dienstleistungsvertrag, einer klaren Regelung gegen Rückvergütungen und Referenzen von Käufern, die Sie kontaktieren können. Beginnen Sie mit einer kleinen Testbestellung, bevor Sie große Mengen beauftragen.
Benötige ich einen Agenten, um bei chinesischen Herstellern einzukaufen?
Nein. Viele Käufer arbeiten direkt mit Fabriken oder Exportlieferanten zusammen, insbesondere bei Standardprodukten. Ein Agent wird hilfreicher, wenn Ihnen Zeit, Sprachkenntnisse oder technisches Personal vor Ort fehlen.
Welche Incoterms sind beim Einkauf aus China üblich?
Am häufigsten sind FOB und CIF ab dem chinesischen Hafen; auch EXW und DAP werden verwendet. Nach Incoterms 2020 geht bei FOB das Risiko über, sobald die Waren an Bord des Schiffs sind; CIF ergänzt die vom Verkäufer bezahlte Fracht und eine Mindestversicherung.
