Agen pengadaan di Tiongkok bekerja atas nama Anda untuk mencari pabrik, bernegosiasi, memeriksa kualitas, dan mengatur pengiriman, biasanya dengan komisi sekitar 5 hingga 10 persen dari nilai pesanan atau biaya tetap, sementara Anda tetap membuat kontrak dan membayar pabrik. Pemasok ekspor menjual barang langsung kepada Anda berdasarkan faktur, kontrak, dan garansinya sendiri, serta bertanggung jawab atas produk tersebut. Gunakan agen untuk produk khusus atau merek privat dari pabrik yang ingin Anda kendalikan; gunakan pemasok ekspor untuk barang teknis terstandar seperti mesin dan suku cadang, ketika satu penjual yang bertanggung jawab, pengujian, dan dukungan purnajual menjadi prioritas utama.
Poin utama
- Agen pengadaan mewakili pembeli dan dibayar melalui biaya jasa atau komisi; pemasok ekspor adalah penjual dan memperoleh margin yang dimasukkan ke dalam harganya.
- Komisi agen pengadaan yang umum ditawarkan sekitar 5–10 persen dari nilai pesanan, lebih tinggi pada pesanan kecil dan lebih rendah pada pesanan besar, tetapi ketentuannya sangat bervariasi.
- Dengan agen, pabrik biasanya menjadi pihak lawan dalam kontrak Anda; dengan pemasok ekspor, pemasoklah pihak tersebut, sehingga klaim garansi lebih sederhana.
- Sejak revisi Undang-Undang Perdagangan Luar Negeri Tiongkok berlaku pada 30 Desember 2022, perusahaan tidak lagi memerlukan registrasi operator perdagangan luar negeri terpisah, sehingga "hak ekspor" saja tidak banyak membuktikan apa pun.
- Apa pun jalur yang Anda pilih, verifikasi izin usaha, pastikan ada kontrak tertulis dan Incoterms yang disepakati, serta lakukan pemeriksaan sebelum pembayaran akhir.
Apa yang dilakukan agen pengadaan di Tiongkok?
Agen pengadaan di Tiongkok, yang juga disebut agensi pencarian pemasok, agen pembelian, atau agen pencarian produk, bertindak sebagai perwakilan pembeli di lokasi. Agen biasanya tidak memiliki barang; agen mengelola hubungan dengan pabrik untuk Anda.
Layanan umumnya meliputi:
- Mencari dan menyusun daftar pendek pabrik yang dapat membuat produk.
- Meminta penawaran serta menegosiasikan harga, MOQ, dan waktu penyelesaian.
- Mengatur sampel dan memeriksanya berdasarkan spesifikasi Anda.
- Mengunjungi atau mengaudit pabrik.
- Memantau produksi dan mengatur pemeriksaan sebelum pengiriman.
- Mengoordinasikan jasa pengurusan angkutan dan dokumen ekspor.
Agensi bervariasi dari layanan pengadaan khusus di Tiongkok yang dijalankan satu orang hingga perusahaan pengadaan besar di Tiongkok dengan tim QC di beberapa kota. Nilai tambahnya adalah kemampuan bahasa setempat, kehadiran di lokasi, dan keterampilan negosiasi, yang paling bermanfaat untuk produk baru yang disesuaikan dan dibuat oleh pabrik yang belum pernah bertransaksi dengan pembeli.
Apa itu pemasok ekspor, dan apa perbedaannya?
Pemasok ekspor adalah perusahaan yang menjual barang kepada pembeli luar negeri atas namanya sendiri. Perusahaan ini dapat membeli dari beberapa produsen, menyimpan stok, menambahkan layanan rekayasa atau pengujian, lalu menagih Anda secara langsung.
Perbedaan utamanya adalah siapa yang memikul tanggung jawab. Dengan pemasok ekspor, kontrak, faktur, dan garansi Anda terkait dengan pemasok tersebut, sehingga jika ada barang yang bermasalah, pemasok harus memperbaikinya. Dengan agen pengadaan, agen memberikan saran dan koordinasi, tetapi garansi produk biasanya menjadi tanggung jawab pabrik, dan tanggung jawab agen terbatas pada ketentuan perjanjian jasanya.
| Faktor | Agen pengadaan di Tiongkok | Pemasok ekspor | Pembelian langsung dari pabrik |
|---|---|---|---|
| Pihak yang berkontrak dengan Anda | Biasanya pabrik, ditambah perjanjian jasa dengan agen | Pemasok | Pabrik |
| Cara mereka memperoleh pendapatan | Komisi atau biaya jasa | Margin yang dimasukkan ke dalam harga | Margin yang dimasukkan ke dalam harga |
| Transparansi harga | Harga pabrik terlihat jika agen jujur | Satu harga termasuk pengiriman | Harga pabrik |
| Garansi dan klaim | Diajukan kepada pabrik, dengan dukungan agen | Diajukan kepada pemasok | Diajukan kepada pabrik |
| Ragam produk per pesanan | Luas, tetapi setiap pabrik merupakan transaksi terpisah | Luas, digabungkan dalam satu faktur | Ragam produk satu pabrik |
| Dukungan teknis | Bergantung pada keahlian agen | Sering memiliki spesialisasi di bidang produknya | Kuat untuk produk sendiri |
| Paling cocok untuk | Barang khusus, OEM, atau merek privat | Produk teknis standar dan suku cadang | Pembelian berulang dalam volume besar untuk satu produk |
Berapa biaya agen pengadaan di Tiongkok?
Biaya agen pengadaan mengikuti tiga model utama, dan angka indikatif industri ditampilkan di bawah ini. Anggap sebagai kisaran umum, bukan penawaran harga; biayanya bervariasi menurut kompleksitas produk, ukuran pesanan, dan tingkat layanan.
- Komisi: persentase dari nilai pesanan, umumnya sekitar 5–10 persen, terkadang serendah 2–3 persen untuk pesanan besar atau 10–15 persen untuk pesanan sangat kecil.
- Biaya proyek tetap: harga yang ditetapkan per proyek pengadaan atau paket layanan.
- Gabungan: komisi lebih rendah ditambah biaya tetap untuk layanan seperti pemeriksaan atau penanganan sampel.
Biaya tersembunyi sama pentingnya dengan tarif utama yang ditawarkan. Tanyakan apakah agen juga menerima komisi dari pabrik, karena agen yang dibayar kedua pihak memiliki konflik kepentingan. Perjanjian yang baik menyatakan bahwa agen tidak menerima rabat dari pabrik dan bahwa Anda dapat melihat penawaran asli pabrik.
Sebaliknya, pemasok ekspor menawarkan satu harga yang sudah mencakup marginnya, biasanya dengan ketentuan FOB atau CIF. Bandingkan total biaya hingga tiba di tujuan, termasuk pemeriksaan, ongkos angkut, bea masuk, dan biaya akibat kegagalan, bukan hanya harga satuan.
Kapan sebaiknya menggunakan agen pengadaan, dan kapan pemasok ekspor?
Gunakan agen pengadaan saat Anda memerlukan pabrik untuk membuat produk sesuai desain Anda, dan gunakan pemasok ekspor saat Anda membutuhkan produk andal dari jajaran yang sudah dikenal. Keputusan ini sering bergantung pada jenis produk.
Pilih agen pengadaan jika:
- Produk dibuat khusus, bermerek privat, atau baru bagi Anda.
- Anda berencana membangun hubungan jangka panjang dengan pabrik tertentu.
- Anda memiliki kemampuan teknis internal untuk menentukan dan menyetujui spesifikasi.
Pilih pemasok ekspor jika:
- Produknya bersifat teknis dan terstandar, seperti mesin diesel, gearbox kapal, rakit penolong, atau filter.
- Anda memerlukan beberapa jenis produk yang digabungkan dalam satu pengiriman dan satu faktur.
- Anda ingin penjual bertanggung jawab atas garansi, pengujian, dan kecocokan pemasangan.
- Volume Anda sedang dan tidak sepadan dengan upaya mengelola beberapa pabrik.
Untuk mesin dan permesinan, pemadanan dan pengujian merupakan tahap tempat sebagian besar kesalahan terjadi. Pemasok mesin yang memeriksa rumah roda gila, rasio gearbox, dan rating sesuai aplikasi Anda, serta melakukan pengujian sebelum pengiriman, menghilangkan risiko yang mungkin tidak mampu dikelola oleh agen pengadaan umum. Panduan mengimpor mesin kapal dari Tiongkok membahas seluruh prosesnya.
Bagaimana cara memeriksa pemasok atau agen pengadaan di Tiongkok?
Lakukan verifikasi sebelum membayar. Pemeriksaan yang sama berlaku untuk agen, pemasok ekspor, dan pabrik:
- Izin usaha. Minta dokumennya dan periksa Kode Kredit Sosial Terpadu yang terdiri dari 18 karakter serta lingkup usaha terdaftar pada Sistem Publikasi Informasi Kredit Perusahaan Nasional Tiongkok.
- Nama rekening bank. Rekening penerima harus sesuai dengan perusahaan dalam kontrak; waspadai perubahan mendadak pada rincian bank yang dikirim melalui email.
- Registrasi kepabeanan dan riwayat ekspor. Minta referensi pengiriman atau konosemen dari ekspor barang serupa sebelumnya.
- Kontrak tertulis. Tentukan produk, spesifikasi, ketentuan Incoterms 2020, jadwal pembayaran, tanggal pengiriman, hak pemeriksaan, dan garansi.
- Sampel atau bukti pengujian. Untuk mesin, minta laporan pengujian dan video unit yang sebenarnya, beserta nomor serinya.
- Pemeriksaan sebelum pengiriman. Gunakan inspektur sendiri atau layanan pihak ketiga sebelum melunasi pembayaran; daftar periksa genset sebelum pengiriman menunjukkan hal-hal yang perlu diperiksa.
Ketentuan pembayaran dalam perdagangan dengan Tiongkok umumnya berupa uang muka melalui transfer telegrafis dengan pelunasan sebelum pengiriman atau terhadap penyerahan dokumen, sedangkan letter of credit digunakan untuk pesanan yang lebih besar. Sepakati ketentuan yang mempertahankan posisi tawar Anda hingga barang selesai diperiksa.
Apa risiko pengadaan produk dari Tiongkok?
Sebagian besar masalah berasal dari spesifikasi dan tanggung jawab yang tidak jelas, bukan dari negaranya sendiri. Risiko umum dan langkah perlindungan yang lazim adalah:
- Penurunan kualitas pada pesanan berulang. Tetapkan spesifikasi yang tidak boleh berubah dan periksa setiap pengiriman.
- Produk salah atau tidak kompatibel. Kirim gambar teknis, pelat data, dan foto, serta berikan persetujuan sebelum produksi.
- Tanggung jawab tidak jelas. Pastikan satu pihak bertanggung jawab secara kontraktual atas barang.
- Kebocoran kekayaan intelektual. Gunakan perjanjian NNN (larangan penggunaan, larangan pengungkapan, larangan pengelakan) yang dapat ditegakkan di Tiongkok untuk desain khusus.
- Kerusakan selama logistik. Tentukan kemasan ekspor, seperti peti kayu yang difumigasi atau diberi perlakuan panas dan memenuhi ISPM 15 untuk mesin dan permesinan.
Bagaimana penerapannya untuk mesin, gearbox, dan suku cadang?
Produk teknis biasanya cocok dengan jalur pemasok ekspor, karena pembeli memerlukan satu pihak yang bertanggung jawab atas kecocokan, fungsi, dan garansi. Shanghai Mars Industrial (MARS) adalah pemasok ekspor, bukan produsen: perusahaan ini memperoleh mesin diesel, gearbox, rakit penolong, dan suku cadang mesin dari produsen mapan, memadankan mesin dan gearbox, melakukan uji operasi mesin dengan laporan tertulis dan video, serta mengirim dalam peti kayu ekspor dengan ketentuan FOB atau CIF Shanghai. Barang stok dikirim segera dan barang yang dibuat sesuai pesanan biasanya memerlukan sekitar 20 hari kerja. Kirim kebutuhan Anda untuk dibandingkan dengan jalur pengadaan Anda saat ini.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah menggunakan agen pengadaan di Tiongkok sepadan dengan biayanya?
Sering kali ya untuk produk khusus atau merek privat, ketika negosiasi setempat, audit pabrik, dan pengendalian kualitas menghasilkan penghematan yang melebihi komisi. Untuk produk teknis standar, pemasok ekspor yang bertanggung jawab biasanya lebih sederhana.
Apa perbedaan antara agen pengadaan dan perusahaan perdagangan?
Agen pengadaan mewakili pembeli dan menerima biaya jasa, sedangkan perusahaan perdagangan atau pemasok ekspor membeli dan menjual kembali barang atas nama dan kontraknya sendiri. Perusahaan perdagangan memikul tanggung jawab penjual.
Bagaimana cara menemukan agen pengadaan terbaik di Tiongkok?
Cari agen yang berpengalaman dalam kategori produk Anda, memiliki perjanjian jasa tertulis, kebijakan tanpa rabat yang jelas, dan referensi dari pembeli yang dapat Anda hubungi. Mulailah dengan pesanan percobaan kecil sebelum berkomitmen pada volume besar.
Apakah saya memerlukan agen untuk membeli dari produsen Tiongkok?
Tidak. Banyak pembeli bertransaksi langsung dengan pabrik atau pemasok ekspor, terutama untuk produk standar. Agen menjadi lebih berguna ketika Anda kekurangan waktu, kemampuan bahasa, atau staf teknis di lokasi.
Incoterms apa yang umum digunakan saat membeli dari Tiongkok?
FOB dan CIF dari pelabuhan Tiongkok paling umum digunakan, sementara EXW dan DAP juga digunakan. Berdasarkan Incoterms 2020, FOB mengalihkan risiko ketika barang berada di atas kapal, dan CIF menambahkan ongkos angkut serta asuransi minimum yang dibayar penjual.
